Khi nói chuyện về quản lý tài chính cá nhân, tôi nhận thấy rất nhiều người hình dung khái niệm quản lý là một cái gì đó rất chặt chẽ, chi ly, phải nắm rõ từng giao dịch. Nhiều người cứ nghĩ để quản lý tài chính cá nhân được chính xác thì phải làm tương tự như cách một kế toán của một doanh nghiệp vận hành, tức phải ghi sổ được từng giao dịch một, phải xuất sao kê ra, phải làm nghiệp vụ tương tự như "đối chiếu" (reconcilliation), ráp một giao dịch trong sao kê với một bút toán trong sổ cái.
Tuy nhiên, trong thực tế thì mục tiêu cuối cùng của công việc chi tiết đó của một kế toán đó chính là báo cáo tài chính, kết quả của báo cáo mang lại góc nhìn tổng quát về tình hình tài chính công ty, tổng chi phí, tổng doanh thu, tổng dòng tiền theo các tiểu khoản... Như vậy, mục tiêu cuối cùng của công việc kế toán đó là mang lại góc nhìn tổng quát cho tình hình tài chính của doanh nghiệp. Còn bản chất nghiệp vụ bút toán chi tiết từng giao dịch chỉ là một phương pháp mang lại độ chính xác cao, tránh rủi ro sai sót và gian lận trong kế toán. Đối với mục tiêu quản lý tài chính cá nhân thì chúng ta có thể loại trừ được khả năng gian lận, có thể chấp nhận sai sót vừa phải, và mục tiêu cuối cùng vẫn phải là góc nhìn tổng quát về sức khỏe tài chính của chính mình.
Đọc một báo cáo tài chính cần quan tâm gì?
Một báo cáo tài chính tiêu chuẩn của doanh nghiệp có hai nhóm chỉ số tổng quát cần quan tâm, và mỗi nhóm chỉ số của có hai chỉ số cần quan tâm, bao gồm:
- Thu - chi (Doanh thu - chi phí):
- Tổng thu: tiền thu vào từ hoạt động kinh doanh
- Tổng chi: tiền chi ra của doanh nghiệp
- Tài sản - nợ (Bảng cân đối tài khoản):
- Tổng tài sản: tổng giá trị tài sản hiện tại
- Tổng nợ: tổng nợ hiện tại
Tổng thu trừ tổng chi sẽ ra số PnL (Profit and Loss) tức lợi nhuận hay lỗ của hoạt động kinh doanh, còn tổng tài sản trừ tổng nợ sẽ ra tổng giá trị ròng của công ty hiện tại là dương hay âm (nếu tài sản lớn hơn nợ thì khả năng thanh lý hết tài sản để trả nợ rồi thì vẫn còn dư tiền). Với cá nhân thì cũng như vậy, chúng ta sẽ quan tâm tới thu trừ chi hàng tháng có đủ hay không, có còn nguồn lực để đầu tư hay chi thêm không. Còn với tài sản trừ nợ thì nâng cao hơn, nhưng chúng ta cũng cần nắm để biết giá trị tài sản của mình hiện tại sau khi trừ nợ là bao nhiêu, có khả năng vay thêm nợ không, hay cần phải tập trung thanh lý nợ càng sớm càng tốt.
Với một doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán đầy đủ thì các khoản "tổng thu", "tổng chi" còn có thể chia nhỏ ra thành các tiểu mục như thu từ bán hàng, thu từ hoạt động tài chính, thu bất thường, hay chi cho lương nhân viên, chi cho thuê văn phòng... Nhưng đối với một cá nhân thì chúng ta không cần quan tâm tới tiểu mục như vậy, dĩ nhiên chúng ta có thể quan tâm, nhưng chỉ nên làm sau khi chúng ta đã làm tốt hai chỉ số "tổng thu" và "tổng chi" đã.
Bảng thu - chi dành cho cá nhân
Thật may mắn là phần lớn thu, chi của mỗi cá nhân là những con số cố định hàng tháng (thu nhập từ lương, chi nhà cửa, ăn uống), hoặc có thể ước tính được con số gần đúng hàng tháng. Việc này giúp lập bảng cân đối thu - chi của cá nhân đơn giản hơn rất nhiều so với doanh nghiệp, và cũng ít phải cập nhật thường xuyên. Chúng ta chỉ cần cập nhật khi có những thay đổi đáng kể về thu nhập, hay chi phí hàng tháng.
Mẫu bảng thu cá nhân:
| Thu | Giá trị |
|---|---|
| Tiền lương | 15,000,000 |
| Làm thêm | 5,000,000 |
| Lãi ngân hàng | 3,000,000 |
Mẫu bảng chi cá nhân:
| Chi | Giá trị | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Tiền học | 3,000,000 | |
| Tiền thuê nhà | 6,000,000 | |
| Tiền góp xe (gốc) | 2,000,000 | Tài sản |
| Tiền góp xe (lãi) | 1,000,000 |
Dùng excel tính tổng thu trừ tổng chi, chúng ta sẽ có được báo cáo dòng tiền hàng tháng. Duy trì dòng tiền hàng tháng dương là mục tiêu cuối cùng của chúng ta trước khi có thể làm bất cứ việc gì khác như đầu tư, chi cho vui chơi, du lịch... Trong trường hợp dòng tiền hàng tháng của bạn đang âm, việc đầu tiên của bạn là phải tiềm cách tăng thu, hoặc tìm cách giảm chi ngay lập tức.
Riêng đối với bảng chi thì chúng ta có thêm một cột là "Mục tiêu", cột này dùng để phân biệt giữa chi phí thường xuyên, và chi cho đầu tư (tức tiền chi ra sẽ đi vào tài sản và làm tăng giá trị tài sản của bạn hàng tháng). Về bản chất thì chi cho tài sản là khoản chi không mất đi, mà còn có thể mang về lợi nhuận trong tương lai, nên đó là một khoản chi tốt, cần tách rời ra khỏi các khoản chi phí mất đi hoàn toàn. Trong ví dụ trên, tiền góp xe được tách ra làm hai mục tiền trả gốc và tiền trả lãi, vì tiền trả lãi là khoản mất đi hoàn toàn, còn tiền trả gốc góp xe sẽ vẫn ở lại trong chiếc xe, làm tăng giá trị tài sản của chúng ta hàng tháng. Khi thanh lý chiếc xe, chúng ta có khả năng sẽ thu hồi được tiền gốc đã góp.
Đối với các khoản thu hoặc chi không phải hàng tháng, thì chúng ta có thể phân bổ ước chừng thành các khoản chi hàng tháng. Ví dụ như một khoản chi học phí đóng mỗi năm một lần, thì chúng ta chia trung bình cho 12 để phân bổ thành khoản chi hàng tháng.
Trước khi đi vào bất cứ hạch toán nào khác hay bất cứ báo cáo nào chi tiết hơn, mỗi cá nhân phải có cho mình tối thiểu là bảng báo cáo thu chi này, và phải làm cho dòng tiền hàng tháng của chúng ta thành con số dương sớm nhất có thể bằng bất cứ biện pháp nào. Đây là thứ cơ bản nhất để tạo ra thu nhập dư thừa cho chúng ta để có thể khởi đầu cho bất cứ thứ gì khác sau này.
Bảng tài sản - nợ dành cho cá nhân
Ở cấp độ cao hơn, sau khi đã quản lý được dòng tiền thu - chi hàng tháng và đạt được kết quả dương, chúng ta sẽ có nhu cầu quản lý hoạt động đầu tư của chúng ta. Ở mức độ đơn giản nhất, chúng ta đầu tư bằng nguồn vốn bản thân, không có vay nợ thì quá an toàn, đây là cấu trúc tốt nhất dành cho cá nhân không thể quản lý được bảng cân đối "tài sản - nợ". Nhưng nếu quản lý tốt bảng cân đối "tài sản - nợ", thì chúng ta có thêm lựa chọn vay nợ để đầu tư vào tài sản có khả năng tăng giá nhanh hơn lãi suất, mà vẫn đảm bảo khả năng trả nợ khi có sự cố xảy ra bằng cách thanh lý tài sản.
Mẫu bảng tài sản cá nhân
| Tài sản | Giá trị |
|---|---|
| Nhà | 3,000,000,000 |
| Xe | 80,000,000 |
| Tiền gửi ngân hàng | 500,000,000 |
Mẫu bảng nợ cá nhân
| Nợ | Giá trị |
|---|---|
| Vietcombank | 1,000,000,000 |
| Ba mẹ | 200,000,000 |
| Bạn Minh | 50,000,000 |
Khi đã ghi nhận được tổng tài sản và tổng nợ của chính mình, lấy tổng tài sản trừ đi tổng nợ chúng ta sẽ có được giá trị tài sản ròng của bạn thân. Nếu con số này là đang dương, thì đó là một tín hiệu tốt cho chính bạn, nhưng nếu kết quả là một con số âm, thì chúng ta cần phải nhanh chóng tìm cách giảm nợ (hoặc tăng nhanh thu nhập và chi vào tài sản để tăng tài sản).
Với bảng "tài sản - nợ" thì quá trình cân đối thực sự phức tạp hơn bảng thu chi, vì giá trị tài sản ròng có thể dương, nhưng tỷ lệ quá thấp so với tổng nợ thì đó vẫn là rủi ro. Khẩu vị rủi ro của mỗi cá nhân là cao hay thấp sẽ quyết định tỷ lệ này, nếu an toàn, có thể tổng nợ chỉ nên dưới 20% tổng giá trị tài sản, tức giá trị tài sản ròng là 80% tổng tài sàn. Nếu chấp nhận rủi ro cao hơn, tổng nợ có thể lên tới 60-70% tổng giá trị tài sản, dẫn tới giá trị tài sản ròng (số bạn thực sử sở hữu) chỉ còn khoảng 30-40%. Vì sao tỷ lệ nợ cao thì gọi là rủi ro mặc dù tài sản ròng vẫn dương, vì giá trị tài sản cần phải được định giá lại thường xuyên, có thể là hàng tháng, hàng quý, hay hàng năm. Và rủi ro tới từ giá trị tài sản bị sụt giảm, dẫn tới giá trị tài sản ròng đang dương bổng chuyển thành âm. Người muốn an toàn cao sẽ dự phòng một khoảng lớn cho giá trị tài sản suy giảm. Ngoài ra, cách định giá tài sản cũng cần phải ưu tiên an toàn, tức định giá sát hoặc thấp hơn giá thực tế có thể thanh lý được.
Đối với bảng tài sản - nợ, chúng ta có thể cập nhật lại hàng tháng hoặc hàng quý bằng cách: định giá lại tài sản (nhà cửa, xe cộ có khấu hao), ghi thêm tài sản mới hình thành (từ tiền trả nợ gốc của xe, hay tiền gửi tiết kiệm tăng lên...). Một bảng cân đối tài sản - nợ, tốt sẽ cho chúng ta sự tự tin trong quyết định đầu tư thêm, vay nợ thêm để phục vụ các mục đích rủi ro như kinh doanh hoặc đầu tư cho cá nhân như học tập, nâng cấp nhà ở...
Quản lý tài chính cá nhân mở rộng
Trước khi nắm được hai bộ chỉ số "thu - chi", "tài sản - nợ" một cách tổng quát (chấp nhận sai số vừa phải), thì cá nhân không nên làm phức tạp thêm bảng báo cáo tài chính của chính mình, vì việc phải vận hành nó hàng tháng, hàng quý sẽ tiêu tốn nguồn lực, thời gian của chính bạn. Một bảng báo cáo quá phức tạp sẽ có rủi ro sai sót nhiều hơn và làm mất đi giá trị của bộ chỉ số quan trọng nhất. Chỉ khi nào làm tốt hai bộ chỉ số trên, bạn mới nên phát triển thêm các chỉ số khác hay thêm vào các thuộc tính cho các bút toán hiện tại.
